Au-delà de dictée numérique

Les cabinets d'avocats sont aujourd'hui sous pression de la concurrence afin de minimiser le temps qu'il faut pour tourner autour de l'information. En outre, ils sont sous pression pour augmenter les profits. Il ya tant de défis communs à l'industrie juridique actuel. Votre personnel est de plus en plus en mouvement et vous avez besoin pour minimiser la perte de productivité. Vous devez nouvelle technologie qui s'intègre à votre technologie existante. Vous avez besoin d'établir des priorités et de réduire votre temps de traitement des documents. Vous avez certains membres du personnel qui ne sont occupés que d'autres. Les membres de votre personnel de soutien doivent travailler depuis chez vous, et vos processus système doivent à l'appui. Vous avez des délais serrés et vous avez besoin d'travaux réalisés aussi efficacement que possible.

Saviez-vous que l'ensemble de ces défis peuvent être surmontés grâce à des modifications à votre processus de diction?

Vous êtes probablement familier avec le terme «dictée numérique." Il a été un sujet brûlant dans le secteur juridique récemment. Mais êtes-vous conscient des différences entre un système de dictée numérique et un système de dictée numérique Workflow Management?

Dictée numérique est une méthode d'enregistrement et d'édition de la parole en temps réel dans un format audio numérique. La dictée numérique offre plusieurs avantages par rapport dictée cassette traditionnelle basée. Ces avantages comprennent une édition facile ou l'insertion de la voix dans les fichiers, la possibilité d'envoyer des fichiers à partir de n'importe où et la qualité de son de meilleure qualité. Ce type de solution ne procurent des avantages immédiats aux utilisateurs sur les systèmes analogiques qu'ils remplacent, mais souvent de nombreux problèmes subsistent.

Un système de dictée numérique de base permet simplement auteurs d'enregistrer des fichiers numériques et les ont acheminés directement à un secrétaire pour la transcription. Simplification des systèmes de dictée numériques manquent souvent d'importants outils de gestion système pour permettre aux gestionnaires et aux utilisateurs d'identifier clairement les arriérés de travail à remplir, des informations sur qui fait quoi, des informations sur l'efficacité du personnel de soutien, de la promotion des projets prioritaires, ou la possibilité de rediriger le travail nécessaire. En conséquence, les entreprises qui utilisent ces systèmes ne réalisent souvent pas tous les avantages d'un système plus sophistiqué pourrait offrir.

Un système de dictée numérique workflow de gestion améliore les avantages de la collecte de voix numérique tout en embrassant la gestion de la circulation de l'information après la capture. Systèmes de dictée numérique de flux de travail de gestion sont conçus avec une étonnante panoplie de fonctionnalités pour faciliter vos charges de travail. Les systèmes sont faciles à administrer et permettent la coordination, le contrôle et la communication des activités automatiquement.

Le cœur du système est la gestion intelligente des fichiers de dictée par un serveur ou un réseau de serveurs. Les fichiers audio sont toujours joués par une dactylo, mais les fichiers vocaux sont envoyés par voie électronique à travers les réseaux LAN, WAN, via la téléphonie ou Internet pour intelligentes serveurs de flux de travail qui permettent d'identifier les détails d'un utilisateur et d'envoyer automatiquement la dictée de son à la secrétaire la plus appropriée, de secrétariat des groupes de travail ou fournisseurs de transcription externalisés pour l'achèvement. Logiciel de workflow numérique Dictée est souvent intégrée à Active Directory et peut être utilisé en conjonction avec des systèmes tiers tels que les systèmes de gestion de documents, de pratique ou de cas.

Peut-être l'une des caractéristiques les plus importantes est la flexibilité dans la configuration de ces systèmes et la facilité d'utilisation du logiciel. Les auteurs peuvent utiliser un certain nombre de dispositifs d'enregistrement pour capturer leur dictée, y compris leur ordinateur, microphones vocaux et enregistreurs numériques portables fabriqués par des sociétés populaires, tels que Philips, Olympus et Grundig Business Systems. Les utilisateurs peuvent même dicter l'utilisation du téléphone, VoIP ou leur PDA pour une flexibilité maximale, tandis que les secrétaires peuvent être situés n'importe où répartis sur plusieurs sites ou à la maison - seul ou dans le cadre d'un pool dactylographique.

Livraison immédiate et automatique de la dictée améliore le temps d'exécution du rapport et maximise la productivité. Certains systèmes peuvent littéralement éliminer ou réduire les frappes au clavier, ainsi la transcription et autres frais administratifs sont significativement abaissé. "Le résultat est souvent une augmentation immédiate de partage du travail dans toute l'entreprise et la productivité qui se traduit par d'importantes économies pour l'entreprise. Hodge Joan, directeur des ressources humaines pour Bedell Cristin, l'un des cabinets de Jersey avocats de premier plan avait ceci à dire lorsqu'on lui a demandé comment leur système affecté la productivité à son cabinet: «Du point de vue équipe, (notre solution) a permis secrétaires prendre plus de responsabilités pour la gestion et le partage de la charge de travail sur toute l'affaire, ce qui a généré un nouvel esprit d'équipe."

Le taux d'adoption utilisateur est un aspect important de tout achat de technologie. Les entreprises qui mettent en œuvre ces systèmes constater que convaincre leurs utilisateurs à adopter le système est souvent rapide et indolore. Se référant à la solution retenue par Bowles, Riz, McDavid, Graff et l'Amour LLP en Virginie-Occidentale, Brad Harris, responsable de la gestion de dictée a dit: «Il n'y avait pratiquement aucune courbe d'apprentissage et certains ont dit que c'était la meilleure transition, ils avaient déjà vécu au l'entreprise. "

Ces systèmes peuvent aussi aider les entreprises à fournir des pratiques de travail flexibles tout en les aidant à progresser vers une étant une organisation qui prend en compte la qualité de vie est importante. Les systèmes peuvent soutenir plusieurs bureaux, offrant une solution homogène partout où les employés sont situés. Avec le soutien de la dictée numérique et de transcription à distance numérique, les systèmes sont flexibles et sur mesure à vos besoins volonté du personnel. Poisson Michele est le PDG de Juste le type, une entreprise de transcription basée à New York qui a mis un système pour soutenir leur afflux d'dictée par les clients qu'ils desservent. Leur solution lui a permis d'offrir à ses transcripteurs la possibilité de travailler à domicile. «Nos transcripteurs apprécions la possibilité de travailler à domicile. Ils s'extasient sur la facilité avec laquelle le système est de travailler avec et comment il a amélioré leur équilibre travail / famille."

Souvent, on se préoccupe de la gestion d'un tel système dans plusieurs lieux de travail. Les gestionnaires peuvent être assurés que, indépendamment de l'emplacement physique des membres du personnel, la gestion restera dans le contrôle du système. Un système bien conçu offre aux administrateurs une fonction de reporting leur permettant d'analyser la répartition du travail dans leur organisation. Avec ces rapports, les gestionnaires sont en mesure de répondre à toutes les questions qui pourraient se poser immédiatement et donc d'améliorer l'efficacité du travail. Locke Reynolds, un cabinet d'Indianapolis ont acheté leur solution de workflow principalement pour remplacer l'équipement de l'entreprise dictée vieillissement. Debra Himsel, directeur de la technologie, explique que l'entreprise fait beaucoup plus que prévu résultant de l'amélioration de la gestion des flux de l'entreprise. "Ils se sentent plus productif», affirme Debra. "

Non seulement parce qu'ils ne sont pas pourchasser les bandes, mais parce que maintenant ils peuvent emplois d'archives, assigner des tâches à une secrétaire sans quitter leur bureau et généralement mieux gérer leur flux de travail. "Debra dit il ya aussi un sentiment de confort que les bandes ne seront pas écrasées ou perdues et qu'ils peuvent toujours revenir en arrière dans le système et vérifier leur dictée. Avoir accès à des offres d'emploi de leur poste de travail et ne pas avoir à manipuler les cassettes a rendu très populaire auprès des secrétaires. "Nos Word Processors deux ont probablement remarqué l'amélioration la plus ", note Debra," parce qu'ils touchent des documents de tant de gens et ils obtiennent tous les débordements. La gestion de leur flux de travail a été beaucoup plus facile. "

Comment pouvez-vous choisir le système qui vous convient le mieux? Lors de la sélection de la meilleure solution pour votre organisation, vous sera évidemment sage de choisir un système qui a fait ses preuves pour fournir un retour sur investissement rapide. Souvent, des économies de coûts sont directement attribuables à la productivité et l'amélioration de transcription accrue du temps de traitement des documents, être capable de partager du matériel dans les bureaux multiples, et diminué des frais de messagerie et indirectement imputable au client et les niveaux de satisfaction des employés.

Fonctionnalités et la souplesse est également importante. Vous devez toujours vous rappeler de choisir le système qui peut être personnalisé pour travailler pour vous. Rechercher la flexibilité. Posez des questions. Le système peut être utilisé sur plusieurs sites? Est-il en charge les utilisateurs qui voyagent? Est-ce que le système exiger l'utilisation de matériel propriétaire ou formats de fichiers audio? Le système peut soutenir une variété de types de périphériques d'entrée (c.-à-PDA, microphone de parole, enregistreur portable)? Comment allez facilement l'intégrer dans votre système d'infrastructure technologique existante? Est-il facile à utiliser? Comment est la solution d'une licence? Il existe plusieurs fournisseurs de solutions sur le marché qui partagent le même objectif: aider votre entreprise à améliorer son flux de production et des opérations. Assurez-vous de poser des questions pour s'assurer que vous choisissez celui qui répond aux besoins actuels et futurs de votre organisation unique....